KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI


I.AMAÇ 

İş Portföy Yönetimi A.Ş. (“İş Portföy” veya “Şirket”), müşterilerinin, iş ortaklarının, pay sahiplerinin, çalışanlarının ve iş başvurusunda bulunmak veya internet sitesini ziyaret etmek suretiyle ya da diğer herhangi bir şekilde bizimle ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerinin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanmasına büyük önem vermektedir.

İş Portföy tarafından veri sorumlusu olarak gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinin; başta Anayasa ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) olmak üzere yasal düzenlemelere uyumlu olarak belirli ilke, usul ve esaslar çerçevesinde yürütülmesini, Şirket çalışanlarının bu amaç doğrultusunda bilgilendirilmesini ve yönlendirilmesini sağlamak amacıyla işbu Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır. İşbu Politika’da geçen “biz” ve “bizim” gibi ifadeler, aksi açıkça belirtilmedikçe, İş Portföy’ü ifade etmek için kullanılmaktadır.


II.TANIMLAR

Açık rıza; Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

İlgili kişi; Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel veri; Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel verilerin işlenmesi; Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Veri işleyen; Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri kayıt sistemi; Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri sorumlusu; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.


III. UYGULAMA ALANI

İşbu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve veri sahibinin hakları konusunda İş Portföy’ün uygulayacağı kural ve politikaları belirleyen KVK Kanunu m.10 uyarınca hazırlanmış genel aydınlatma bildirimi niteliğindedir. İş Portföy ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine göre, İş Portföy tarafından veri sahiplerine işbu Politika’dan farklı kişisel veri politikaları ve/veya bildirimler sağlanması mümkündür. Veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerde işbu Politika’da yer alan açıklamalardan farklı veya bu açıklamalara ek hususlar bulunabilir. Bu halde, veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerin öncelikle dikkate alınması gerekmektedir.


IV. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN KURALLAR


1. “Kişisel Veri” Tanımı

KVK Kanunu m.3/I(d)’de, “kişisel veri”, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede, anonim haldeki veriler ile belirli bir kişi ile ilişkilendirilemeyen veriler, işbu Politika kapsamında kişisel veri olarak kabul edilmez.Kişisel veriler, genel nitelikli veriler ve özel nitelikli veriler olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. KVK Kanunu’nun 6’ncı maddesi uyarınca, bir gerçek kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, özel nitelikli kişisel veri sayılmaktadır. Özel nitelikli verilerin işlenmesi durumunda, bunlara ilişkin KVK Kanunu’nda öngörülen özel kurallara uygun davranılır.


2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

KVK Kanunu m.3/I(e) maddesi uyarınca, “veri işleme”; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilebilecek her türlü işlemi ifade etmektedir. 

İş Portföy olarak, kişisel verileri işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında belirtilen amaçlar çerçevesinde, aşağıda sayılan ilkelere uygun olarak işlemekteyiz:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.


3. İş Portföy Tarafından İşlenen Veriler

İşPortföy, veri sahibinin açık rızasıyla veya KVK Kanunu’nun 5 ve 6’ncı maddelerinde öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın genel ve özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmektedir.  İş Portföy tarafından her bir veri sahibi özelinde hangi verilerin işleneceği, veri sahibi ile İş Portföy arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve kullanılan iletişim kanalları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmektedir. Bu kapsamda, İş Portföy tarafından işlenen genel ve özel nitelikli verilerin bir kısmı, sınırlı sayıda olmamak kaydıyla aşağıda gösterilmiştir. 

• Ad, soyadı, meslek, unvan, çalışılan kurum/kuruluş bilgisi, eğitim geçmişi, çalışma geçmişi, cinsiyet, medeni durum, vatandaşlık durumu, vergi mükellefiyeti durumu ve varsa veli, vasi ve vekile ilişkin bilgiler gibi veriler,

• Kimlik, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik tespitine yönelik belgelerde yer alan doğum tarihi, doğum yeri, kimlik numarası, kan grubu, din ve fotoğraf gibi veriler,

• Ev, iş yeri veya geçici ikamet yerine ait adres, telefon, elektronik posta ve faks numarası gibi iletişim bilgileri,

• İş Portföy ile gerçekleştirilen telefon görüşmeleri, elektronik posta yazışmaları gibi iletişim kayıtları ile diğer sesli ve görüntülü veriler,

• Yatırım amaçları, risk ve getiri tercihleri, sermaye piyasalarına ilişkin bilgi ve tecrübe, sermaye piyasası işlemlerine ayırabilecek/ayrılan tasarruf tutarı, veri sahibine uygun olduğu tespit edilen ürün ve hizmetler, veri sahibi tarafından faydalanılan yatırım hizmetleri ile yan hizmetler, işlem gerçekleştirilen yurt içi ve yurt dışı piyasalar, yatırım kuruluşları ve bu yatırım kuruluşları nezdinde ver sahibi adına kayıtlı hesap bilgileri, işlem gerçekleştirilen ürünler, işlem sıklığı ve hacmi gibi detaylı finansal veriler,

• İnternet protokol (IP) adresi, cihaz kimliği, benzersiz tanımlayıcı (unique identifier) bilgisi, cihaz türü, reklam kimliği, benzersiz aygıt simgesi, internet sayfası görüntülemelerine ilişkin istatistikler, gelen ve giden trafik bilgileri, yönlendirme URL’si, internet log bilgisi, konum bilgisi, ziyaret edilen siteler ve internet sitelerimiz, platformlarımız, internet ağımız ile reklam ve elektronik posta içeriklerimiz aracılığı ile gerçekleştirilen işlem ve eylemlere dair bilgiler.


4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları 

İş Portföy olarak, kişisel verileri aşağıda belirten amaçlarla işleyebilir ve bu amaçların gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilebiliriz: 

• Yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, 

• Sözleşmelerin müzakeresi, kurulması ve ifa edilmesi,

• Uyuşmazlıkların çözümlenmesi, 

• Şirketin hizmet ve ürünlerinin tanıtım ve pazarlamasının yapılması, müşteriler için uygun ürün, hizmet ve platformların belirlenmesi, bunların müşterilere özel hale getirilmesi ve geliştirilmesi, 

• Kurum içi koordinasyon, iş birliği ve verimliliğin sağlanması ve geliştirilmesi,

• Şirkete ait veya Şirket tarafından kullanılan internet sitesi ve diğer elektronik sistemlerinin ve fiziki ortamların güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,

• Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişi ve kurumların hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması,

• Sözleşmeye ve kanuna aykırılıkların soruşturulması, önlenmesi ve yetkili makamlara bildirilmesi, 

• Talep ve soruların cevaplandırılması ve veri sahibini ilgilendiren bildirimlerin yapılması, 

• Özel gün kutlaması, çekiliş veya yarışmalara dahil edilme, hediye, indirim gibi veri sahibi lehine olan etkinlik, promosyon ve kampanyaların gerçekleştirilmesi, 

• Anket ve oylamalar ile veri sahibinin görüşünün alınması,

• Birleşme, bölünme, hisse devri ve diğer ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

• Şirketin insan kaynakları politikalarının oluşturulması ve geliştirilmesi, bu politikalar çerçevesinde Şirketin çalışan ihtiyacının temin edilmesi ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi ve geliştirilmesi,


5. Kişisel Verilerin Yurt İçinde ve Dışında Aktarılabileceği Kişi ve Kuruluşlar

İş Portföy, KVK Kanunu’nda öngörülen şartlara uymak ve de gerekli güvenlik önlemlerini almak kaydıyla, işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında gösterilen amaçlarla kişisel verileri yurt içi ve yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilir ve yurt içi ve yurt dışında bulunan sunucularda veya diğer elektronik ortamlarda saklayabilir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler, veri sahibi ile İş Portföy arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve işlem gerçekleştirilen piyasalar gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmekle birlikte, genel olarak aşağıdaki gibidir:

• Türkiye İş Bankası A.Ş., Anadolu Hayat Emeklilik A.Ş. ve İş Yatırım Menkul Değerler A.Ş.,

• Sermaye Piyasası Kurulu, Borsa İstanbul, Takasbank, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş, Yatırımcı Tazmin Merkezi ve yurt içi ve yurt dışındaki diğer düzenleyici otoriteler, borsalar, merkezi takas ve saklama kuruluşları, merkezi karşı taraf olan kurum ve kuruluşlar ile diğer yetkili kurum ve kuruluşlar ile yetkili üçüncü kişiler, 

• İş Portföy’ün yurt içi ve yurt dışında çalıştığı yatırım kuruluşları, bankalar, saklama kuruluşları, platform sahipleri, aracı kurumlar, veri yayın kuruluşları, alt yapı sağlayıcılar ile diğer iş ortakları, tedarikçileri ve alt yüklenicileri, 

• Birleşme, bölünme, hisse devri ve benzeri işlemlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olması halinde, ilgili işlemlere taraf üçüncü kişiler. İş Portföy, elde etmiş olduğu kişisel verileri, veri sahibinin açık ve özel onayı olmadan hiçbir şekilde üçüncü kişilerin tanıtım ve pazarlama faaliyetleri için başkalarıyla paylaşmamaktadır.


6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi 

İş Portföy, kişisel verileri, işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında belirtilen amaçlar için, yazılı, sözlü, ses veya görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik şekillerde toplayabilir. Veri sahibi ile İş Portföy arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve işlem gerçekleştirilen piyasalar gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmekle birlikte, kişisel verilerin toplanmasında kullanılan yöntemler genel olarak aşağıdaki gibidir:

• Veri sahibinin Şirket tarafından sunulan hizmet veya ürünlerden yararlanmak veya diğer bir amaçla Şirket yetkilileri ile yüz yüze yapılan görüşmeler veya çağrı merkezleri, internet siteleri, mobil uygulamalar ve benzeri elektronik işlem platformları ile iletişime geçmesi sırasında veri sahibi tarafından doğrudan veri aktarılmasıyla veya verileri elde etmeye yönelik çerez, kamera veya benzeri teknolojiler kullanılmasıyla,

• İş Bankası Grubu Şirketleri aracılığıyla, 

• Sermaye Piyasası Kurulu (SPK), Sermaye Piyasası Lisanslama Sicil ve Eğitim Kuruluşu (SPL), Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) aracılığıyla, 

• Şirketin alt yüklenicileri, iş ortakları ya da anlaşmalı olduğu diğer kişi ve kuruluşlar kanalıyla,

• Sosyal medya veya diğer kamuya açık mecralar aracılığıyla, 

• İş başvurularında referans olarak gösterilen veya başvuru sahibinin çalışma ve eğitim geçmişinde yer alan kişi, kurum ve kuruluşlar aracılığıyla,

• Veri sahibinin temsil ettiği/veri sahibini temsil eden kişi ve kurumlar aracılığıyla,

• Araştırma yöntemiyle.


7. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hukuki Sebepler

İş Portföy olarak, kişisel verilerinizi açık rızanız veya aşağıda sayılan hukuki sebeplere dayalı olarak işlemekteyiz:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Sizlerle bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle, kişisel verilerinizin işlenmesinin gerekli olması,

• Hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

• Verinin bizzat sizin tarafınızdan alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için veri işlenmesinin zorunlu olması.


8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

İş Portföy olarak, hukuken daha uzun bir sürenin gerekli kılındığı veya daha uzun bir süreye izin verildiği durumlar hariç olmak üzere, kişisel verileri yalnızca işbu Politika’da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmekteyiz. Saklama süresi sona eren kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 7’inci maddesi çerçevesinde tarafımızca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.


9. Kişisel Verilerin Güvenliği ve Denetimi

İş Portföy, KVK Kanunu’nun 12’inci maddesi çerçevesinde kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve bunların muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınmasına önem vermektedir. Bu kapsamda, İş Portföy tarafından alınan tedbirler sınırlı olmamak kaydıyla aşağıda sıralanmıştır: 

• Şirket’in iş süreçleri ve faaliyetlerinin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun şekilde yürütülmesi için şirket içi politika ve kuralların hazırlanması, bu kapsamda ilgili mevzuat ve şirket içi politika ve kurallar konusunda şirket çalışanlarına yönelik bilgilendirmeler yapılması ve eğitimler düzenlenmesi, 

• Kişisel verilerin şirket içinde ve dışında güvenliğini sağlamak ve verilere yetkisiz erişimi önlemek üzere gerekli organizasyonel tedbirler ile bilgi güvenliği tedbirlerinin belirlenmesi ve uygulanması,

• Kişisel verilerin korunması için oluşturulan iç politika ve kurallara uygunluğun belirli periyotlarda denetlenmesi,

• Çalışanlardan ve Şirket adına veri işleyen kişi ve kurumlardan verilerin gizliliği ve korunması için gerekli beyan ve taahhütler alınması. İş Portföy’ün, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanmasına yönelik uyguladığı tedbirlerin yeterliliği belirli periyotlarda kontrole tabi tutulmakta ve ihtiyaç ve imkanlara göre mevcut veri güvenliği sisteminin sürekli olarak geliştirilmesi amaçlanmaktadır.


10. Veri Sahibinin Hakları

KVK Kanunu’nun 11’inci maddesi uyarınca kişisel veri sahipleri; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, verilerinin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, verilerinin işlenmelerini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, silinmesini veya yok edilmesini ve düzeltme ve silme işlemlerinin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.Veri sahibi olarak, KVK Kanunu’nun 11’inci maddesinde belirtilen haklarınızdan herhangi birini kullanmak istemeniz halinde, taleplerinizin daha sağlıklı değerlendirilebilmesi için hazırlamış olduğumuz Veri Sahibi Başvuru Formu’ nu doldurarak bize gönderebilirsiniz.İş Portföy veri sahiplerinin talebini, KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesi uyarınca, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içerisinde değerlendirerek sonuçlandıracaktır. Veri sahiplerinin talepleri kural olarak ücretsiz sonuçlandırılacak olmakla birlikte, talebin cevaplandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, veri sahibinden ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenen ücretin ödenmesi talep edilebilir.


V. POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

İş Portföy’ün, işbu Politika’da farklı zamanlarda değişiklik yapması mümkündür. Şirketimiz tarafından hazırlanan Politika’nın güncel versiyonuna İş Portföy internet sitesinden ulaşılabilir ve Politika’da yapılabilecek değişiklikler İş Portföy internet sitesi üzerinden takip edilebilir. Değişiklikler kural olarak, İş Portföy’ün internet sitesine yüklenmek suretiyle yapılacak ve bu tarih itibariyle geçerlilik kazanacak olmakla birlikte, İş Portföy değişiklikleri, uygun gördüğü diğer şekillerde de bildirilebilecektir.